Etätyöstä on koronapandemian aikaan tullut monen tietotyöläisen arkipäivää. Arkinen työ sujuu monesti myös etäyhteyksien takaa ilman suurempia haasteita ja parhaimmillaan mahdollistaa uppoutumisen keskittymistä vaativiin aiheisiin ilman keskeytyksiä.
Unikiella etätyöprosentti on sata. Kaikki asiakasprojektit on saatu järjestymään etäyhteyksin, mikä TISAX3-tietoturvaluokituksen omaavalta yritykseltä ei ole läpihuutojuttu. Unikiella on tehty valtavasti töitä sen eteen, että liiketoiminta voisi jatkua mahdollisimman normaalisti epidemian aikana. Kyky ylläpitää korkeaa asiakastyytyväisyyttämme ja keskeytymättömiä projektejamme on avainasemassa kaikessa työssämme – jopa ennennäkemättömien vaikeuksien aikana.
Ohjelmistoammattilaisen vinkit tietotyöläisen arkeen
Parhaimmillaan etätyö on tehokas tapa suorittaa työt, mutta muutama seikka kannattaa huomioida. Kysyimme viimeiset kaksi vuotta täysin etätyötä tehneeltä Unikien ohjelmistokehittäjä ja IT-konsultti Timo-Joel Piippolalta vinkit siihen, miten etätyön tekemisen, ja muun elämän siinä rinnalla, saa onnistumaan.
Timo-Joel toimii asiantuntijana osana kansainvälistä työyhteisöä Digital Business Automation alueella päävastuunaan vastata asian- ja dokumentinhallintajärjestelmistä ja niiden uudistamisesta kohti pilvinatiivia kehittämistä.
-
”Rutiinit ja aikataulut luovat raamit työpäivälle”
Arjen rutiinien ylläpitäminen on tärkeää. Kun ylläpitää normaalin arjen aikatauluja heräämisineen, ruokailurytmeineen ja huolehtii myös tarpeellisesta liikunnasta, saa työn parhaiten erotettua vapaa-ajasta ja saa työstä myös parhaimman tehon irti.
Rutiinit auttavat myös tilanteessa, jossa myös muu perhe on saman katon alla työpäivän ajan. Rutiinit ja aikataulut luovat raamit koko perheelle. Lisäksi tarvitaan sääntöjä, joita noudattamalla varmistaa itselleen tarpeellisen työrauhan palaverien ajaksi ja muuhun keskittymistä vaativaan työsuoritukseen.
-
”Tee itsellesi rauhallinen työpiste ja huolehdi ergonomiasta”
Työpiste on oleellinen osa työntekemistä etänä. Työpisteen pitää olla sellainen, että voit työskennellä siinä omassa rauhassa, jättää tarvikkeitasi työpäivän ajaksi ja palaverien on sujuttava ilman häiriöitä ympäristöstä. Yhteiset pelisäännöt toimivat tässäkin.
Etätyöpisteen ergonomia korostuu, kun töitä tehdään kotona päivästä toiseen. Sähkötyöpöytä mahdollistaa helpommin työasennon vaihdokset kesken päivää. Timo-Joel vinkkaa, että korokkeen avulla myös tavallinen työpöytä muuntuu helposti seisomapisteeksi, jolloin työskentelyasentoa on mahdollista vaihtaa päivän mittaan vaikkei sähköpöytää omistaisikaan:
Työtuolit ovat toinen merkittävä ergonomiaan vaikuttava asia. Satulatuolit ja jumppapallot ovat hyvä vaihtoehto perinteisen toimistotuolin rinnalla, jolloin staattinen istuminen vähenee.
Timo-Joelin vahva suositus on myös käyttää bluetooth-yhteydellä toimivia kuulokkeita, jolloin palaverien aikana voi jaloitella. Hän itse suosii myös taukojumppaa työnteon lomassa. Hänen työhuoneestaan löytyvätkin paitsi toimistotasoa vastaavat työvälineet niin myös välineet kotikuntoiluun.
-
”Muista pitää taukoja, juoda vettä ja nauttia välipaloja”
Timo-Joel pitää taukojen merkitystä erittäin tärkeänä etätyön tekemisessä. Tauot tekevät hyvää paitsi oman työn kannalta, niin myös mahdollistaa kommunikoinnin ja pienet happihyppelyt perheen kanssa. Etä-kahvipöytäkeskustelut firman työntekijöiden kanssa puolestaan piristävät päivää ja mahdollistavat sosiaalisen kanssakäymisen työyhteisön kanssa.
Tauoilla on hyvä muistaa myös haukata välipalaa. Välipalat pitävät verensokerin tasaisempana ja pitävät aivot toimintakykyisenä koko päivän ajan. Tauotusten muistuttamiseksi Timo-Joel suosittelee pomodoro-ajastintekniikkaa. Lisäksi hän muistuttaa veden juonnin tärkeydestä koko päivän ajan.
-
”Ole aktiivinen, pidä yhteyttä, dokumentoi ja luota itseesi”
Työpäivän tekeminen etänä ja fyysisesti erossa muusta tiimistä ei tarkoita, ettei yhteydenpitoa olisi. Päinvastoin, erilaiset yhteydenpidon ja kommunikoinnin kanavat korostuvat. Sosiaalisen kanssakäymisen ja kasvokkain tapahtuvien tapaamisten vähentyessä, lisääntyvät keskustelut puhelimitse ja verkkopalaverien muodossa.
Tiimityön tekeminen useasta lokaatiosta vaatii myös uudenlaisia prosesseja, joissa tekemisestä kommunikoidaan yhä enemmän myös kirjallisesti. ”Sharing is caring” toimii Timo-Joelin omassa työssä hyvänä punaisena lankana. Timo-Joelin asiakasprojektissa tiimi toimii hajallaan eri kaupungeissa Suomessa ja maailmalla. Päivittäisen yhteydenpidon ohessa Timo-Joel alleviivaa dokumentoinnin tärkeyden. Kun käytetään sovittuja työkaluja ja asiat dokumentoidaan, on työnteko kaikille helpompaa. Yhä useammin tarvittava tieto löytyy esim. wikista.
Omassa työssään Timo-Joel vannoo apuvälineiden nimeen. Arjen työtä helpottaakseen hänellä on käytössä todo-lista, kanban-taulut sekä aktiiviset muistiinpanot sähköisessä muistikirjassa (Evernote). Näin oman työprosessin keskeyttävät työpyynnöt voi tallettaa odottamaan vuoroaan häiritsemättä meneillään olevaa työtä.
Timo-Joel muistuttaa, että omassa työssä on tärkeää luottaa omaan ammattitaitoonsa, mutta samalla myös muiden tekemiseen. Asiat sujuvat mutkattomasti, kun huolehtii yleisesti sovittujen toimintatapojen ja ohjeiden noudattamisesta.
